Die Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft wird vom Verwalter übernommen, während die Entscheidungen durch die Eigentümer in der Eigentümerversammlung getroffen werden. Der Verwaltungsbeirat ist ein zusätzliches Organ neben der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und dem Verwalter. Er kann durch die Eigentümer bestellt werden, ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Wird ein Verwaltungsbeirat eingesetzt, gelten für ihn die Bestimmungen des § 29 WEG, und er fungiert als Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft.

Bestellung des Verwaltungsbeirats

Gemäß § 29 Abs. 1 Satz 1 WEG können die Wohnungseigentümer mit einfacher Mehrheit einen Verwaltungsbeirat wählen. In der Teilungserklärung kann jedoch festgelegt werden, dass ein Verwaltungsbeirat dauerhaft ausgeschlossen ist. Sollte die Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung die Bestellung eines Verwaltungsbeirats vorsehen, hat jeder Wohnungseigentümer ein Recht darauf. Wenn die Teilungserklärung keine Regelung trifft, steht es der Eigentümergemeinschaft frei, einen Verwaltungsbeirat zu bestellen, ohne dass eine Verpflichtung dazu besteht.

Bestellung durch Blockwahl

Es ist umstritten, ob jedes Mitglied des Beirats durch einen eigenen Beschluss bestellt werden muss oder ob eine gemeinsame Wahl des gesamten Beirats ausreicht (Blockwahl). Da die Rechtsprechung hier uneinheitlich ist, wird die Einzelwahl empfohlen. Ein Beschluss durch Blockwahl ist nicht automatisch ungültig, sondern lediglich anfechtbar, falls die Blockwahl als unzulässig erachtet wird. Eigentümer, die sich zur Wahl stellen, dürfen bei der Wahl mitstimmen.

Bestellungsdauer

Im Gesetz ist keine feste Bestellungsdauer für den Verwaltungsbeirat vorgesehen. Es wird jedoch empfohlen, die Amtszeit im Beschluss zeitlich zu begrenzen. Andernfalls bleibt der Beirat im Amt, bis eine Neuwahl erfolgt, was als Abberufung des bisherigen Beirats gilt. Ist keine Dauer festgelegt, kann der Beirat durch Mehrheitsbeschluss jederzeit abberufen werden. Die Mitgliedschaft im Beirat endet auch mit dem Ausscheiden aus der Eigentümergemeinschaft.

Die Mitglieder des Beirats arbeiten ehrenamtlich und haben gemäß § 670 BGB Anspruch auf Ersatz ihrer Aufwendungen. Diese Regelung sollte bereits bei der Bestellung des Beirats getroffen werden.

Zusammensetzung des Beirats

Mit der WEG-Reform 2020 wurde die frühere Vorschrift, dass der Beirat aus drei Mitgliedern bestehen muss, aufgehoben. Der Verwaltungsbeirat kann nun aus beliebig vielen Mitgliedern bestehen. Wenn der Beirat aus mehreren Mitgliedern besteht, müssen ein Vorsitzender und ein Stellvertreter bestimmt werden (§ 29 Abs. 1 Satz 2 WEG). Der Verwaltungsbeirat wird vom Vorsitzenden nach Bedarf einberufen (§ 29 Abs. 1 Satz 3 WEG).

Wer kann Verwaltungsbeirat werden?

Gemäß § 29 Abs. 1 WEG können nur Wohnungseigentümer zum Verwaltungsbeirat bestellt werden. Es müssen nicht unbedingt natürliche Personen sein; auch juristische Personen, wie eine GmbH, können zum Verwaltungsbeirat bestellt werden, wenn sie Eigentümer einer Wohnungseinheit sind. Mieter oder andere Dritte sind grundsätzlich von der Bestellung ausgeschlossen. Ein Beschluss über die Bestellung eines Nichteigentümers ist jedoch nur anfechtbar und nicht nichtig.

Sollten Nichtmitglieder zum Beirat gewählt werden, kann der Beschluss angefochten und für ungültig erklärt werden (BayObLG, 8. Mai 2003, 2Z BR 8/03). Wird der Beschluss nicht angefochten, bleibt er wirksam. Ein Nichtigkeitsgrund besteht nicht (BGH, 5. Februar 2010, V ZR 126/09).

Scheidet ein Beiratsmitglied aus, muss die Gemeinschaft eine Nachwahl durchführen.

Die Wahl eines Eigentümers zum Beirat kann nur dann erfolgreich angefochten werden, wenn schwerwiegende Gründe gegen die Person sprechen und zu befürchten ist, dass sie ihr Amt zum Nachteil der Miteigentümer missbrauchen wird (OLG Köln, 30. August 1999, 16 Wx 123/99).

Aufgaben und Befugnisse

§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG definiert die Überwachungsfunktion des Beirats gegenüber dem Verwalter. Diese Funktion ist jedoch nicht so weitreichend wie die eines Aufsichtsrats in einer Aktiengesellschaft, da der Beirat kein Weisungsrecht gegenüber dem Verwalter hat. Der Beirat hat Kontroll- und Einsichtsrechte, zu denen auch die Einleitung der Geltendmachung von Regressansprüchen gegen den Verwalter gehört, wenn ein Eigentümer gegenüber der Gemeinschaft Schadenersatzansprüche wegen Pflichtverletzungen des Verwalters erhebt. Gemäß § 9b Abs. 2 WEG vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein dazu ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter. Wenn ein Einzeleigentümer Schadenersatzansprüche aufgrund einer Pflichtverletzung des Verwalters erhebt, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter dem Verwalter den Streit verkünden, um Regressansprüche einzuleiten.

Einberufungsrecht

Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats kann Eigentümerversammlungen einberufen, wenn sich der Verwalter pflichtwidrig weigert (§ 24 WEG).

Unterstützungsfunktion

Der Verwaltungsbeirat muss den Verwalter unterstützen, insbesondere bei der Prüfung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans. Der Beirat kann die Aufgaben des Verwalters nicht selbst übernehmen, sondern ist lediglich unterstützend tätig. Dies gilt insbesondere für die Einhaltung der Hausordnung, die Vorbereitung der Tagesordnung für die Eigentümerversammlung und die Abstimmung über Reparatur- und Modernisierungsarbeiten.

Haftung des Beirats

Die Tätigkeit des Verwaltungsbeirats birgt Haftungsrisiken. Zwischen den Wohnungseigentümern und dem Beirat besteht ein Auftragsverhältnis gemäß § 662 BGB. Wenn die Mitglieder des Beirats unentgeltlich tätig sind, haften sie nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG). Diese Regelung wurde eingeführt, weil die Tätigkeit als Verwaltungsbeirat meist ehrenamtlich und durch Laien erfolgt. Nur durch diese Haftungsprivilegierung ist sichergestellt, dass sich weiterhin Eigentümer für das Amt des Verwaltungsbeirats zur Verfügung stellen.

Bei der Übernahme von Zusatzaufgaben, wie der Überwachung größerer Modernisierungsarbeiten, sollte der Beirat darauf bestehen, dass eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung auf Kosten der Gemeinschaft abgeschlossen wird.

Der Verwaltungsbeirat hat keinen Anspruch auf Entlastung. Ein Mitglied, das sich für den Beirat bewirbt, sollte daher sicherstellen, dass bei der Bestellung beschlossen wird, dass der Beirat Anspruch auf Entlastung hat, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Bei der Abstimmung über die Entlastung ist der Beirat nicht stimmberechtigt, auch nicht durch ihm erteilte Vollmachten (OLG Zweibrücken, 11. März 2002, 3 W 184/01).

Ein Entlastungsbeschluss entspricht nicht ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn Haftungsansprüche gegen die Mitglieder des Beirats im Zusammenhang mit der Prüfung von Jahresabrechnungen oder des Wirtschaftsplans möglich erscheinen. Dies ist der Fall, wenn der Beirat bei der Prüfung der Jahresabrechnung auf die Kontrolle der Kontenbelege verzichtet (OLG Düsseldorf, 24. September 1997, 3 Wx 221/97) oder wenn die geprüfte Abrechnung fehlerhaft ist und geändert werden muss (BGH, 4. Dezember 2009, V ZR 44/09).