Bestellung des Verwalters

Zum Verwalter kann jede natürliche Person, auch ein Wohnungseigentümer, sowie juristische Personen wie eine GmbH, OHG oder KG bestellt werden. Auch eine haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft gemäß § 5a GmbHG kann Verwalter werden, wobei ausreichende Liquiditätsnachweise und Versicherungsschutz erforderlich sind (LG Frankfurt/Main, 4.12.2013, 2/13 S 94/12). Eine ausreichende Bonität ist notwendig, um ordnungsgemäßer Verwaltung zu entsprechen (BGH, 22.6.2012, V ZR 190/11). Die Bestellung einer GbR zum Verwalter ist nichtig (BGH, 26.1.2006, V ZB 132/05).

Zulassung und Zertifizierung

Seit dem 1. August 2018 regelt § 34c Gewerbeordnung (GewO) die Zulassungsvoraussetzungen für Hausverwalter: Volljährigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse, keine strafrechtlichen Verurteilungen in den letzten fünf Jahren und eine Berufshaftpflichtversicherung. Zusätzlich sind 20 Stunden Fortbildung innerhalb von drei Jahren nachzuweisen.

Das WEMoG hat in § 26a WEG die Zertifizierungspflicht eingeführt. Ab 1. Dezember 2023 kann ein Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen. Die Zertifizierung erfolgt durch eine Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer. Kleinere Anlagen bis acht Einheiten sind ausgenommen. Bestimmte Berufsqualifikationen wie ein immobilienwirtschaftlicher Hochschulabschluss, die Befähigung zum Richteramt oder eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Immobilienkauffrau bzw. zum Immobilienkaufmann befreien von der Prüfung.

Bestellungsverfahren

Gemäß § 18 WEG liegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums bei der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Ein zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG ist Teil der ordnungsgemäßen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Über die Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer gemäß § 26 Abs. 1 WEG mehrheitlich. Die Bestellung des Verwalters kann nicht auf Dritte, etwa den Bauträger oder den Verwaltungsbeirat, delegiert werden. Solche Entscheidungen sind nichtig.

Gemäß § 26 Abs. 5 WEG kann die Bestellung eines Verwalters nicht ausgeschlossen werden. Auch bei einer Gemeinschaft von nur zwei Wohnungseigentümern kann ein Wohnungseigentümer die Bestellung eines Verwalters durchsetzen. Grundsätzlich müssen sich die Eigentümer zunächst in der Eigentümerversammlung mit der Bestellung des Verwalters befassen (Vorbefassungsgebot). Kommt keine Einigung zustande, kann jeder Wohnungseigentümer im Wege der Beschlussersetzungsklage nach § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer die Bestellung eines geeigneten Hausverwalters verlangen. Voraussetzung ist, dass die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zunächst die Gelegenheit hatte, in der Eigentümerversammlung über die Bestellung eines Hausverwalters zu entscheiden.

Die Bestellung eines Verwalters durch den Richter (Notverwalter) gemäß § 26 Abs. 3 WEG a.F. wurde abgeschafft. Es gibt jedoch die Möglichkeit der Bestellung eines Verwalters durch einstweilige Verfügung, wenn der Gemeinschaft erheblicher Schaden droht (BGH, 22.6.2012, V ZR 190/11).

Erstbestellung

Bisher erfolgte die Erstbestellung des Verwalters in der Regel durch den aufteilenden Eigentümer. Mit der neuen Rechtslage ist dies jedoch nicht mehr zulässig. Es besteht auch kein Bedürfnis nach einer Erstbestellung durch den aufteilenden Eigentümer im Rahmen der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung.

Da die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gemäß § 9a Abs. 1 Satz 2 WEG bereits mit dem Anlegen der Wohnungsgrundbücher entsteht, kann der teilende Eigentümer den Erstverwalter durch Ein-Personen-Beschluss bestellen. Die Wohnungseigentümergemeinschaft entsteht mit dem Anlegen der Wohnungsgrundbücher, wodurch das Rechtsinstitut der "werdenden Wohnungseigentümergemeinschaft" obsolet wird. § 8 Abs. 3 WEG regelt die Stellung der Erwerber zur Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und anderen Wohnungseigentümern, solange sie noch nicht im Grundbuch eingetragen sind.

Für Käufer, die einen Anspruch auf Übertragung von Wohnungseigentum gegen den teilenden Eigentümer haben und deren Anspruch im Grundbuch vorgemerkt ist, gilt: Sobald sie den Besitz an den Räumen, die zu ihrem Sondereigentum gehören, übernommen haben, gelten sie als Wohnungseigentümer. Diese Voraussetzungen ähneln den früheren Anforderungen für die "werdende Eigentümergemeinschaft". Wenn Käufer diese Bedingungen erfüllen, entscheiden sie zusammen mit dem teilenden Eigentümer über die Bestellung des Verwalters. Die Verwalterbestellung kann auch im Umlaufverfahren gemäß § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG erfolgen. Das WEMoG hat die Beschlussfassung vereinfacht, indem jetzt die Textform genügt und nicht mehr die schriftliche Form erforderlich ist. Trotzdem ist die Zustimmung aller (werdenden) Wohnungseigentümer notwendig.

Bestellung durch Beschluss

Die Regel ist die Bestellung des Verwalters durch Mehrheitsbeschluss gemäß § 26 Abs. 1 WEG, auf höchstens fünf Jahre. Wiederholte Bestellungen sind zulässig, bedürfen jedoch eines erneuten Beschlusses der Wohnungseigentümer, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann. Verlängerungsklauseln sind nur zulässig, wenn die Grenze von fünf Jahren nicht überschritten wird.

Der Beschluss wird mit einfacher Mehrheit gefasst. Eine relative Stimmenmehrheit genügt nicht, wenn über mehrere Bewerber gleichzeitig abgestimmt wird (BayObLG, 13.3.2003, 2Z BR 85/02).

Ein Wohnungseigentümer kann sich selbst als Verwalter vorschlagen und für sich selbst stimmen. Zusätzlich kann er die Stimmen von anderen Eigentümern nutzen, die ihm eine Vollmacht gegeben haben, um seine Wahl zu unterstützen.

Konkurrenzangebote

Vor der Bestellung eines neuen Verwalters müssen Konkurrenzangebote eingeholt werden (BGH, 24.1.2020, V ZR 110/19). Bei Wiederwahl sind solche Angebote nicht erforderlich (BGH, 1.4.2011, V ZR 96/10). Beschlussanfechtungen haben nur Aussicht auf Erfolg, wenn ein schwerwiegender Grund gegen die Bestellung des Verwalters vorliegt (OLG Köln, 28.2.2001, 16 Wx 10/01).

Inhalt des Bestellungsbeschlusses

Die Bestellung des Verwalters und der Abschluss des Verwaltervertrags sind zwei verschiedene Rechtsakte. Bereits im Bestellungsbeschluss müssen Laufzeit und Vergütung geregelt werden. Dies kann in derselben Eigentümerversammlung geschehen, in der die Bestellung erfolgt (BGH, 27.2.2015, V ZR 114/14).

Nachweis der Verwaltereigenschaft

Für die Veräußerung des Wohnungseigentums muss die Verwaltereigenschaft gegenüber dem Grundbuchamt durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden (§ 26 Abs. 4 WEG). Die öffentliche Beglaubigung besteht darin, dass die Unterschriften von einem Notar beglaubigt werden (§ 129 BGB, § 40 BeurkG).

Verwaltervertrag

Der Verwaltervertrag ist rechtlich von der Bestellung des Verwalters zu trennen. Er kann ein unentgeltlicher Auftrag oder ein Dienstvertrag sein, der auf eine Geschäftsbesorgung gerichtet ist (BGH, 28.4.1993, VIII ZR 109/92).

Stillschweigender Abschluss

Im Bestellungsbeschluss kann das Angebot zum Abschluss eines Verwaltervertrags liegen. Nimmt der Verwalter daraufhin seine Tätigkeit auf, ist der Verwaltervertrag geschlossen (OLG Hamm, 4.6.2002, 15 W 66/02).

Abschluss durch Beirat

Die Übertragung des Abschlusses eines Verwaltervertrags auf den Verwaltungsbeirat ist nur zulässig, wenn diesem detaillierte Vorgaben gemacht werden (OLG Köln, 20.9.2002, 16 Wx 135/02). Fehlen solche Vorgaben, ist der abgeschlossene Vertrag unwirksam (OLG Düsseldorf, 30.5.2006, I-3 Wx 51/06).

Haftung des Verwalters

Schadenersatzansprüche der Gemeinschaft

Verletzt der Verwalter seine Pflichten, kann die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Ersatz des hierdurch entstandenen Schadens verlangen (§ 280 Abs. 1 BGB). Der Verwalter haftet für eigenes Verschulden sowie für das Verschulden seiner Erfüllungsgehilfen (§ 278 BGB).

Haftung gegenüber einzelnen Wohnungseigentümern

Einzelne Wohnungseigentümer können Schadenersatzansprüche gegen den Verwalter geltend machen, wenn dieser Pflichten verletzt, die den einzelnen Eigentümer betreffen. Dies gilt insbesondere bei direkten Pflichtverletzungen, die zu einem Schaden am Sondereigentum des Eigentümers führen (LG München I, 15.10.2012, 1 S 26801/11).

Haftung gegenüber Dritten

Der Verwalter kann auch gegenüber Dritten haften, wenn diese durch seine Pflichtverletzung geschädigt werden.

Versicherung des Verwalters

Um das Haftungsrisiko abzudecken, sollte der Verwalter eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung abschließen.

Der Verwalter ist verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen, die mindestens 500.000 EUR Einzelfalldeckung und 1.000.000 EUR Gesamtdeckung im Jahr umfasst (§ 34c GewO).

Haftungsbeschränkungen

Haftungsbeschränkungen im Verwaltervertrag sind grundsätzlich möglich, dürfen jedoch nicht gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen. Sie müssen klar und verständlich formuliert sein und dürfen die Rechte der Wohnungseigentümer nicht unangemessen einschränken. Haftungsbeschränkungen für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sind unzulässig (§ 309 Nr. 7 BGB).

Aufgaben und Befugnisse des Verwalters

Die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sind in § 27 WEG geregelt. Er ist verpflichtet, Maßnahmen der ordnungsmäßigen Verwaltung zu treffen, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen. Die Rechte und Pflichten des Verwalters können durch Beschluss der Wohnungseigentümer eingeschränkt oder erweitert werden (§ 27 Abs. 2 WEG). Die gesetzliche Vertretungsmacht des Verwalters ist in § 9b WEG geregelt.

Maßnahmen ohne Beschluss

Der Verwalter kann Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung ohne Eigentümerbeschluss treffen. Dazu zählen kleinere Reparaturen, der Abschluss von Dienstverträgen und die gerichtliche Durchsetzung von Hausgeldforderungen. In dringenden Fällen ist der Verwalter verpflichtet, die notwendigen Maßnahmen zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zu treffen.

Beschlussvollzug

Der Verwalter ist verpflichtet, die Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchzuführen. Auch wenn ein Eigentümer eine Anfechtungsklage erhoben hat, ist der Beschluss als wirksam zu behandeln, solange er nicht rechtskräftig für ungültig erklärt wurde.

Beschlusssammlung

Der Verwalter muss gemäß § 24 Abs. 7 WEG eine Beschlusssammlung führen. Diese enthält alle Beschlüsse der Wohnungseigentümer und dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Verwaltungstätigkeiten.

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung

Gemäß § 28 WEG hat der Verwalter jährlich einen Wirtschaftsplan aufzustellen und eine Jahresabrechnung zu erstellen. Diese Dokumente müssen die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft enthalten und dienen der finanziellen Planung und Kontrolle.

Einsichtsrechte der Wohnungseigentümer

Jeder Wohnungseigentümer kann gemäß § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Wird ihm dies verweigert, kann er die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer auf Einsichtnahme verklagen.

Herausgabe der Unterlagen bei Beendigung

Bei Beendigung der Verwaltertätigkeit hat der Verwalter alle Verwaltungsunterlagen, Gelder und sonstigen Gegenstände der Gemeinschaft herauszugeben (§§ 675, 666, 667 BGB). Dazu zählen Bauunterlagen, Kontounterlagen, Sparbücher und EDV-Dateien.

Abberufung des Verwalters und Kündigung des Verwaltervertrags

Ordentliche Abberufung und Kündigung

Die Wohnungseigentümer können einen Verwalter jederzeit durch Mehrheitsbeschluss abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung. Während dieser Zeit hat der Verwalter weiterhin Anspruch auf seine Vergütung.

Fristlose Abberufung und Kündigung

Eine fristlose Abberufung des Verwalters ist bei Vorliegen eines wichtigen Grundes möglich. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn dem Vertragspartner unter Berücksichtigung aller Umstände die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses nicht mehr zugemutet werden kann. Beispiele für wichtige Gründe sind:

• Schwere Pflichtverletzungen des Verwalters,

• Vertrauensverlust zwischen Verwalter und Eigentümergemeinschaft,

• Unzumutbares Verhalten des Verwalters gegenüber den Eigentümern.

Die fristlose Kündigung bedarf der Schriftform und ist gegenüber dem Verwalter zu erklären. In der Regel ist auch ein Beschluss der Eigentümerversammlung erforderlich.

Rechtsfolgen der Abberufung

Die Abberufung des Verwalters bewirkt, dass dieser seine Organstellung verliert. Er bleibt jedoch bis zur Bestellung eines neuen Verwalters zur ordnungsgemäßen Verwaltung verpflichtet. Die Eigentümergemeinschaft hat das Recht, die Herausgabe aller Verwaltungsunterlagen zu verlangen.